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OB・OG宛メールの書き方 『就活3分講座』

こんにちは。就活アドバイザーの佐藤栄です。

◎「お前は誰だ」という方、以下の自己紹介をご覧下さい。
http://ssatoblog.blog47.fc2.com/blog-date-20090531.html



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■■■■― 今日のテーマ ―――――――――――――
□□□
□□ OB・OG宛メールの書き方


●真心込めて、伝えるべき事を記す。

前回、前々回とOB・OG訪問の際の第1ステップとなる
「アポイントメント」について記しました。

――――――――――――――――――――――――――
◎過去2回のアポイントメントに関する記載をご覧になる
 方はバックナンバーを確認ください。

◎(第1回)スマートなOB・OG/企業訪問を
http://ssatoblog.blog47.fc2.com/blog-date-20100126.html

◎(第2回)OB・OGへの初回メッセージ
http://ssatoblog.blog47.fc2.com/blog-date-20100129.html
――――――――――――――――――――――――――

これらを踏まえ、今回はOB・OGに連絡する際、メール
などの文章を具体的にどのように書けば良いか、例示して
みたいと思います。

一番大切なのは、形式的にならないこと。貴方が発する
メッセージに真心さえ込められていれば相手(OB・OG)
に必ずその思いが伝わるはずです。

今回の例も参考に、「自分がもし受け取る立場だったらどう
してもらうと嬉しいか」を自問しながら、臨機応変に文面
を作成していただきたいと思います。



●記載必須事項を確認すれば・・・。

以下4つが連絡の際の基本項目であることを前回お伝え
しました。ここで念のためにおさらいしておきましょう。

1)メールor手紙送付の目的。
2)自己紹介。
3)OB・OG訪問に対する(貴方の)要望。
4)送付のきっかけ(どのようにOBorOGを知り得たか)。

1)~4)を書く順番は相手と貴方の関係により変わって
きますので、以下例文ではその辺りの書き方もチェック
していただきたいですね。



●第三者経由で事前コンタクトした相手に、メールする。

それでは早速例文をご覧いただきましょう。最初はゼミの
先生、或いは部活のOB・OGなどを通じて貴方が訪問を
臨んでいることがあらかじめ相手に伝わっているケース。
もちろん貴方は面識がありません。先方(医薬品メーカー
勤務の就活花子様)には貴方の名前が知らされており、
貴方も相手のメールアドレスを聞いているという想定です。

従って貴方は就活様宛に挨拶を兼ねて連絡することになり
ます。

(以下、メール記載例)
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

〔件名〕
御社訪問のお願い(A大学B学部:佐藤栄)

〔本文〕
S株式会社 就活花子様

突然のご連絡、失礼いたします。

A大学B学部に所属する佐藤栄(さとうさかえ)と
申します。現在、医薬品業界中心に就職活動を行って
おります。

私は○○ゼミに所属しておりまして、先日先生に御社
訪問を希望していることをお伝えしたところ、「就活様
を訪問してはどうか」とアドバイスいただき、本日の
ご連絡とさせていただいた次第です。

是非お時間を頂戴し色々とお伺いさせていただきたく、
よろしくお願い申し上げます。


■希望日程
 できるだけ早い日程での訪問が希望です。
 ※よろしければ1時間程お話しさせていただきたく
  思います。
 ※水曜日午後は○○先生のゼミのため、できれば
  避けたく思います。


■場所
 御社或いは御社周辺を希望します。
 ※御社内を拝見いたしたく思いますが、ご自宅周辺
  等含め就活様の都合優先で決めていただいて構い
  ません。


一方的なお願いとなってしまいますが、ご検討の程、
よろしくお願いします。

寒い日が続いております。就活様におかれましては
風邪など召されませんよう、くれぐれもご自愛
くださいませ。


**********************
A大学 B学部 3年 佐藤栄(さとうさかえ)
住所 ○○県○○市○○町1-2-304
自宅電話 ○○○-○○○-○○○○
携帯電話 ○○○-○○○-○○○○
PCメールアドレス xxx@xxx.co.jp
携帯メールアドレス yyy@yyy.co.jp
**********************

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
(メール記載例、ここまで)

返信については敢えて触れておりませんが、一般的には
このような内容を送付した場合、出張などの事情により
メールチェック不可の場合を除き、2~3日で回答が
来ると思われます。



●何も返信が無い場合は電話フォローを。

もし4~5日しても何も連絡が無い場合は電話を入れて
みましょう。

「禁じ手」はメールによる再フォロー。もしかしたら
超多忙でメール返信どころかメールを読む時間すらない
のかもしれません。

一度きちんとアポメールを入れておけば「先日メール
させていただいた○○と申します」と伝えるだけで、
仮に相手が貴方のメールを読んでいなかったとしても
事情をその場で伝えることにより比較的スムーズに話
が進むと思います。

何れにしても何度ものメール送信は効果が余り期待でき
ませんので、メールと電話を上手く使い分け、効率的に
アポを取っていただきたいですね。



●(学校の)名簿で見つけた相手に訪問を打診する。

続いてはキャリアセンターの名簿で見つけたOB(流通
系企業に勤務の就活三郎様)に連絡することを想定して
記してみましょう。メールアドレスが分からず、勤務地
のみ確認が取れているという設定です。インターネット
などを利用してその住所までが把握できた段階。従って
手紙(封書)による訪問の打診です。

(以下、便箋記載例)
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

前略
 突然にご連絡を差し上げ、失礼致します。
 私はA大学B学部3年の佐藤栄(さとうさかえ)と
申します。流通系企業を第一志望として現在就職活動
を行っている者です。
 本日ご連絡差し上げましたのは、就活様を訪問し、
是非御社のお話を伺いたく思ったためです。
 キャリアセンターにて就活様のお名前を拝見し、
一方的とは存じましたがお願いしてみることにしました。
 ご多忙のことと存じますが、何とかお時間を頂戴致し
たく、ご検討の程、よろしくお願い申し上げます。

ご検討いただく際のご参考として希望のみ記します。

〔日程〕 2月中を希望(早い程、嬉しいです)。
     ※月・金の日中は外せない授業があり、それ
      以外の時間でありますと大変助かります。

〔場所〕 就活様のご指定の場所で構いません。

〔補足〕 時間が読めないということであれば、当日に
     連絡をいただいても可能な限り調整致します。

新しい販売手法を積極的に取り入れ、ビジネスに挑戦し
続ける御社は、私にとってとても魅力溢れる会社です。
是非お話を聞かせていただきたく、重ね重ねではあり
ますがよろしくお願い申し上げます。
(近日、改めてこちらからお電話させていただきます)

 予報では当分寒さが続くとのこと。インフルエンザ
も流行っております。就活様におかれましては十分に
ご自愛くださいませ。
                     草々
2010年2月2日
           A大学 B学部 3年
           佐藤栄(さとうさかえ)
         ○○市○○町1-2-304
         電話 ○○○-○○○-○○○○
         携帯 ○○○-○○○-○○○○
         PCメールアドレス xxx@xxx.co.jp
         携帯メールアドレス yyy@yyy.co.jp

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
(便箋記載例、ここまで)

(注)貴方の名前・住所等は封筒裏面にもきちんと記載
   するようにしてください。


投函後一週間くらいしてもメールなどの返信が無いよう
であればフォロー電話によって話を進めましょう。

「先日手紙を差し上げた○○ですが・・・」と伝えれば、
問題なく対応してくれると思います。



●電話フォローにおける4つの留意点。

貴方のメール或いは手紙に対し、相手からメールが来た
場合はその後のやり取りはメールベースで進んでいくと
思いますが、音沙汰無しの時は(上述の通り)電話で
問い合わせ、次につなげます。

この場合、気を付けるべきはどのような点でしょうか。

1)一般的に忙しいといわれるビジネスタイムを避ける。
2)不在の場合は貴方から掛け直す。
3)時間指定があった時は、(当たり前ですが)厳守する。
4)本人につながった際は、「話せる状況か」確認する。

それぞれ簡単に説明します。

業種或いは業態により忙しい時間は異なります。メーカー
であれば一般に月曜日の午前中、店舗であれば土日など
が1)で言う連絡を控えるべき時間です。

分からない場合は、周りの人に聞くなどして、相手の多忙
タイムに電話を掛けることのないよう留意致しましょう。

また、電話を掛けた際に相手が会議などで不在にしている
こともあるかと思います。

その場合は対応してくれた人に自身の学校・名前をきちん
と告げ、「こちらからまた掛け直しますので、電話があった
ことのみ○○様にお言付けいただけますか」と申し添え
ましょう。2)も当たり前のことですよね。

記すまでもないと思いますが、相手が席に戻る時間もその
電話で要確認です。

3)の時間指定については申し上げるまでもないでしょう。
運良くファーストコールで相手につながったとしても「今
は忙しいから○○時頃に電話してもらえる?」と言われる
こともあります。この場合は万難を排し指定の時刻きっかり
に電話してくださいね。「少しぐらいずれても大丈夫だろう」
といった甘え(貴方の事情)は通じませんので。

4)はホスピタリティの一環です。電話は相手の状況を
加味せず一方的に掛けるもの。従って本人につながった
際は、名乗った後、「今、お話して大丈夫でしょうか」と
一言添えてください。相手の貴方に対するイメージ、向上
すると思いますよ。

慣れないことと思いますが、何事も経験。アポ取り、
頑張ってくださいね。




■■■■― お薦めの一品(情報) ―――――――――
■■■
□□ 次の一品、もう少々お待ちを!


●貴方に役立ちの品の選定がほぼ完了し、中身精査中・・・。

毎回、探索に時間の掛かっている「お薦めの一品(情報)」。
ピックアップしたリストの中から吟味を重ね、ようやく次
の品を決めつつあります。現在中身チェック中。紹介まで
もう少しお待ちください。




■■■■― 佐藤お薦めの就活に役立つ書籍 ―――――
■■■
■■ (再掲)小さな人生論


●就活の厳しい現実に直面すると・・・。

「7つの習慣」に次ぐお薦め書籍として今回佐藤がピック
アップしたのが「小さな人生論」(藤尾秀昭著・致知出版社)
です。

→Amazon書評或いは購入はこちらから。

――――――――――――――――――――――――――
◎「7つの習慣」に関する記載をご覧になる方は、こちら
 のバックナンバーを確認ください。
http://ssatoblog.blog47.fc2.com/blog-date-20100114.html
――――――――――――――――――――――――――

就活とは、或る意味これ迄の貴方の人生と比較して最も
過酷な活動かもしれません。

学生生活であれば、勉強ができる、運動が得意、芸術分野
に秀でる、或いはリーダーシップがある、人から好かれる、
といった特定分野のみの成果であったとしても一定の評価
を得られます。

つまり美点凝視の世界です。

ところが就職活動で問われるのは、貴方の『総合力』。

筆記試験では学力が、面接では過去の実績や将来に対する
考え、或いはコミュニケーション力が試されるなど、採用
の過程で『貴方の力』が総合的に評価されます。しかも
その答えは合否という0か100の結果となって貴方に
示されます。

一芸入試はあっても一芸入社を取り入れる企業はごく稀。
それだけ企業(社会)においては色々な力が要求されて
いると言えるかもしれません。

加えて昨今の厳しい就職環境。何でよりによって俺(私)
の就職活動の時期に・・・、というネガティブ発想が首
をもたげるかもしれません。

しかし文句を言っても問題は何も解決しませんね。

貴方の夢は貴方の力でつかむしかありません。もちろん
回りの支援はあると思います。しかしそれらは水もの。
何時どうなるか分からないのです。

唯一裏切ること無く、かつ制御可能なもの、それは自分
だけでしょう。

そうだとするなら、自分自身を如何にコントロールし、
モチベーションを高めていけるかが重要になってきます。



●勇気・元気・やる気が沸く32のストーリー。

そんな環境に置かれた貴方だからこそ、「小さな人生論」
が役に立つと思いました。

本書の中には32のストーリーがあります。それぞれが
多くの気付きを与えてくれるでしょう。楽をしている
ように見えても成功者は皆どこかで苦労しているのです。

だから今が例え苦しくても前に進みましょう。前進して
いれば着実に夢に近付くのですから・・・。

論より証拠。本日は本書内の2つのストーリーを抜粋紹介
致します。雰囲気を味わってください。


〔以下、抜粋紹介1)〕
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

●夢を実現する。(P.38~)

ある小学生6年生の作文がある。

僕の夢は一流のプロ野球選手になることです。

そのためには中学、高校と全国大会に出て活躍しなければ
なりません。活躍できるようになるためには練習が必要
です。僕は3歳の時から練習を始めています。3歳から
7歳までは半年くらいやっていましたが、3年生の時から
今までは365日中360日は激しい練習をやっています。

だから、一週間中で友達と遊べる時間は5~6時間です。
そんなに練習をやっているのだから、必ずプロ野球の選手
になれると思います。(中略)

そして、僕が一流の選手になって試合に出られるように
なったら、お世話になった人に招待券を配って応援して
もらうのも夢の一つです。(中略)

作者は(中略)豊山小学校6年2組鈴木一朗。(中略)
いまをときめく大リーガー、イチローの子ども時代の
作文である。

イチローの資質は特別、いわば天才という。その通り
だろう。しかし、この作文が夢を実現する上で大事な
ものは何かを語っていることも事実である。

まず第一に夢に対していささかの迷いがない。夢を
素直に信じている。つまり夢に対して本気、本腰で
ある。

次に、自らの夢に対して代償を進んで支払おうとする
気持ちが強い。365日中360日激しい練習。友達
と遊ぶのは一週間で5~6時間という。そう言い切る
言葉に少しの悔いも未練もない。「夢を見ることは重荷
を背負うことだ」と松下幸之助氏は言ったそうだが、
そのことをすでに体得している感がある。

そして最後に、お世話になった人に対して報いると
いう報恩の心を持っている。

夢を持ち、その夢を実現すべく燃えることができるのは、
全生物の中でも人間だけである。天から授かったこの
能力をフルに発揮する人生を送りたいものである。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
〔抜粋紹介1)、ここまで〕



もしかしたらイチロー選手の作文についてはご存じの
方もいるかもしれません。

今は世界のイチローも僅か3歳から訓練し、少しずつ
花を咲かせていったのですね。

続いてもう一つ紹介します。


〔以下、抜粋紹介2)〕
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

●歴史創新(P.96~)

彼は片田舎の丸太小屋で生まれた。学校は貧しさのために
断念せざるを得なかった。彼が正規の教育を受けたのは、
合計しても一年に満たない。

20代になって事業を起こす。だが、失敗した。その上、
恋人の死という悲運に見舞われ、自身は神経衰弱を患う。
その中でも彼は独学し続けた。そして27歳の時、弁護士
の資格を取得する。

労働に明け暮れた経験。弁護士活動で得た見聞。それが
止みがたい夢と激しい志を育み、彼を政治へ駆り立てた。

だが、なだらかな道ではなかった。30代では下院議員
選挙に2度、40代でも上院議員選挙に2度、落選した。
47歳の時、副大統領選に立候補したが、これも落選した。

しかし、彼は逃げなかった。夢と志が逃げることを許さ
なかった。そして大統領の座を射止めたのは51歳の時
だった。彼は南北戦争を戦い抜き、奴隷解放という新しい
歴史を切り開いた。

彼の名はアメリカ第16代大統領エイブラハム・リン
カーンである。(中略)

時代の古今、洋の東西、分野の差違を問わず、新しい
歴史を切り開いた人たちがいる。それらの人たちに共通
する条件を一つだけ挙げれば、こういえるのではないか。

困難から逃げなかった人たち、困難を潜り抜けてきた
人たち――だと。

新しい時代に適った夢と志を実現する。「歴史創新」とは
このことである。そして、夢と志を実現しようとする者
に天は課題として困難を与え、試すのではないか。

松下幸之助の言葉が聞こえる。

「百遍倒れたら百遍立ち上がれ。万策尽きたと言うな。
 策は必ずある」

困難から決して逃げない――私たちの歴史もそこから
開けてくるのだと肝に銘じたいものである。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
〔抜粋紹介2)、ここまで〕


いかがでしたか。

挫けそうになっても諦めなければいつかは必ず勝利に至り
ます。残る30のストーリーも必ずやあなたを勇気づけ、
元気に至らせ、やる気を沸かせてくれると思います。

貴方の就活の、そして人生の勝利目指して、本書を是非
手に取ってみてください。


●書籍は最もコストパフォーマンスの高い投資の一つ!

本書への投資はジャスト1000円(税別)。そこから
得られるパワーを考えれば安い投資だと佐藤は思います。

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■■■■― 注目の品々 ――――――――――――――
■■■
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~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~



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さとうのプロフィール

さとうさかえ

Author:さとうさかえ
●自己紹介です。

「お前は何者だ?」との疑問が頭をよぎると思いますので、自己紹介させて下さい。

私は都内の大学を卒業し、電機関係のメーカーに勤めております(規模では大手かと思います。都内勤務です)。

既に入社20年を超えました。従いまして今風に言えばアラフォーでしょうか。

入社後は色々な部署を経験しましたが、現状は人事関連の仕事に多く関わっております。

その関係から、新卒や中途採用などの面接官も数多く経験してきました。

また異業種交流会(既に発足後10年経過)の取りまとめ役も担っており、社内だけではなく、社外との交流も意識的に行っております。

趣味は温泉&入浴後のビール(趣味とは言いませんね、でもたまらないです:苦笑)。

少しは、さとうさかえをつかんでいただけましたでしょうか。

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