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メールの基本(その1) 『就活3分講座』

こんにちは。就活アドバイザーの佐藤栄です。

◎「お前は誰だ」という方、以下の自己紹介をご覧下さい。
http://ssatoblog.blog47.fc2.com/blog-date-20090531.html



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■■■■― 今日のテーマ ―――――――――――――
□□□
□□ メールの基本(その1)


●簡易なメールだからこそ十分なチェックを。

前回号からスタートした、就活マナー編。前回は「名乗る
べし」というタイトルで、名前記載漏れ絶対にすべからず、
という点をお伝えいたしました。

また、アカウント登録や返信メールにおける宛先表示の
留意点についてもお伝えしたと思います。

――――――――――――――――――――――――――
◎前回の「名乗るべし」をご覧になりたい方は、こちら
 のバックナンバーを確認ください。
http://ssatoblog.blog47.fc2.com/blog-date-20091215.html
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操作が比較的容易な簡易性、自分の都合優先で送信可能な
タイムフリー性、回線或いは電波さえつながっていれば
どこにいても送受信できる場所の自由度などが魅力となり、
メールは今日では我々の生活の必需品といってもいい程の
地位を占めるまでに至っておりますね。

就活においても最も身近なツールに位置付けられるメール
ではありますが、一歩間違うと貴方の存在を危うくする
道具に変身する可能性も内包しております。

そういった事態を避けるために、前回に続き就活における
メールマナー(留意点に近いもの含め)を記したく思い
ます。



●企業とのやり取りにおける就活メールマナーとは・・・。

1)件名が重要(件名無しは論外と心する)。
2)宛先を必ず記載。
3)簡単なあいさつも忘れずに。
4)署名で締める。
5)言葉遣いは的確に。
6)顔文字/絵文字は御法度と考える。
7)誤字脱字撲滅を。

マナー/留意点を越えた「必須事項」も含まれますが、
何れも就活をスムーズに進める上で意識していただきたい
事柄です。以下に各々説明していきましょう。
※今回は1)~4)を、次回に5)以降を取り上げます。



1)件名が重要(件名無しは論外と心する)。

「メールは生活の必需品」と書きましたが、ビジネスに
おいてもメールが情報交換の重要アイテムになっている
ことはご存じだと思います。

多い方は一日に数百通のメールを受信します。それ等全て
に目を通していたらメールチェックだけで一日が終わって
しまう程のボリュームですね。

従って、(人にもよりますが)通常ビジネスにおいては
件名と送信(発信)者を見て、即チェックすべきか、
後回しにするかを判断するのが一般的です。

この「後回し」というのがくせ者なんですね。

例え「後回し」になってもきちんと見てもらえれば良い
ですが、得てしてそういったメールは埋もれがち。
(毎日数百のメールが来るとなるとそれも現実としては
 已むを得ないのかもしれませんが)

結果として「後回し」になったものは見てもらえない、
という状況に陥る可能性が高まります。

貴方が心を込めて記載し、企業に送ったメールが開封も
されずにお蔵入り、というのは辛すぎますよね。その
ような事態は絶対に阻止すべきでしょう。

従ってメールを送付する場合は、そのメールがどういった
内容であるかを、件名としてきちんと記載しましょう。

例えば、指定された資料を送るのなら以下のような感じ
です。

【メール件名の例】
〔資料送付〕採用試験課題論文(A大学B学部:佐藤栄)

上述の通り、メールは送信者と件名で即確認か否かを判断
される傾向が強くあります。

送信者である貴方のメールアドレスを見て、「お、これは
重要だ」となる可能性は高くはありませんね。

そうだとすれば件名が「命」。繰り返しになりますが、
受信者であるビジネスマンが件名を見ただけで、何の
メールか即判断できるようにしておく必要が出てくる
のです。

ビジネスメールにおいては件名が「最重要」という点、
伝わりましたでしょうか。

「文章の書き方編」において、見出し活用の説明をしました
が、その発想でメールの内容を的確かつ簡潔に示すような
件名を毎回のメールには付けていただきたいですね。

――――――――――――――――――――――――――
◎「文章の書き方編」(見出し活用)をご覧になりたい方
 は、こちらのバックナンバーを確認ください。
http://ssatoblog.blog47.fc2.com/blog-date-20090813.html
――――――――――――――――――――――――――

当然の事ながら件名が無い、というのは論外です。携帯
からメールする場合であっても、きちんと件名を考えて
返信していただきたいと思います。

件名が無いメール、或いは不適切なタイトルのメールは
最悪の場合、迷惑メールボックスに行ってしまい、その
まま「デリート(削除)」ということにもなりかねません。

何度も繰り返しますが、『件名』、これ、本当に重要です。

それにより合否にも影響する可能性すらあるのですから
きちんと考えて送付するように習慣化していただきたい
と思います。



2)宛先を必ず記載。

貴方が書いたメールはきちんとした件名が付いていたため、
開封されたとします。

開かれたメール、最初に目が行くのはどこでしょうか。

そうです、メールの冒頭行ですね。

友人同士のやり取りであればいきなり用件に入っても問題
ないでしょうが、OB・OGへのコンタクト含め企業に
勤める方々は貴方のお友達ではありません。

従って、きちんと宛先を記載するのがマナーですね。

例えば、次のような感じです。

【宛先記載の例】
X株式会社 営業本部課長 就活太郎様

株式会社を(株)と省略するのは避けましょう。

相手の所属部署や役職が不明である場合は無くても構い
ませんが、役職を付ける場合は「就活太郎課長」とする
のではなく、「課長 就活太郎様」としておく方が無難
です。

「課長」という記載自体が敬称となっており、「様」と
重複するからです(もちろん、「課長様」も避けるべき
表現ですね)。

携帯から送信する場合でもこのような記載を怠りなく。

「宛先」記載、これもとても重要です。



3)簡単なあいさつも忘れずに。

さて、いよいよ内容に入っていきますが、その前に自己
紹介(所属・名前程度)と簡単なあいさつを記載すると
いうことも忘れないでいただきたいですね。

――――――――――――――――――――――――――
◎名前記載については前回の「名乗るべし」もご参考に。
 ご覧になる方は、こちらのバックナンバーをどうぞ。
http://ssatoblog.blog47.fc2.com/blog-date-20091215.html
――――――――――――――――――――――――――

メールは、手紙よりは遙かに電話に近いコミュニケー
ションツールですが、そうは言っても文字ベースのツール
であり、また、受け手の状況が分からない中で一方的に
送られることから、簡単なあいさつを入れ、その緩衝剤
の役割を担ってもらいましょう。

何度かメールをやり取りしているのならば「いつも
お世話になっております」でも十分。一言、添えること
を習慣化していただきたいと思います。

一点、留意すべきは、初めてのメール送付であるにも
関わらず「(いつも)お世話になっております」という
表現を使う人が稀にいること。

初メールであるなら初メールらしく、「初めてメール
しました」といったように、ケースバイケースでの使い
分けもきちんと実施していただけると、相手の好印象に
つながると思います。

このように本文の記載に入る前のポイントを踏まえて
おけば、「マナー違反だな」と相手に思われることは回避
できるはず。

後はそのメールの内容に応じて本文を記載していけば
十分にビジネスの場においても失礼の無いメールに
なると思います。

◎本文の書き方におけるポイントに付きましては別の
 機会に記します。



4)署名で締める。

さて、本文の記載が終わりました。しかし最後まで気を
抜かずに参りましょう。

文章自体の締め括りは、「以上です。よろしくお願い致し
ます。」のような簡易な形で終えれば十分だと思います。

そして、その後に記載必須となるのが、いわゆる「署名」。

貴方のメールを読み、何か疑問が出てくる可能性もあり
ます。その際に相手がスムーズに問い合わせができる
ようにしてあげられれば親切ですよね。

従って、文末には忘れずに自分の所属や名前、連絡先を
記載しましょう。

例えば、次のような感じです。

【文末に記載する署名の例】
**********************
A大学 B学部 佐藤栄(さとうさかえ)
住所 ○○県○○市○○町1-2-305
自宅電話 ○○○-○○○-○○○○
携帯電話 ○○○-○○○-○○○○
※緊急連絡先 ○○○-○○○-○○○○
→「緊急連絡先」は北海道にある実家の番号です。
**********************

これだけの情報を盛り込んでおけば、まず問題
無しだと思います。

要は、いざという時に相手がすぐに貴方にコンタクト
できるような情報を最後に掲載してあげて欲しい、という
ことです。

特に採用が本格化するシーズン、人事の担当者は本当に
多忙です。

従って、貴方の思いやりの具現化という意味でも、携帯
メールからの送信含め、「署名(連絡先)」記載を徹底
していただくのがよろしいかと思います。



●「思いやり」も貴方の武器となる。

きちんとしたメール対応ができれば、それだけで
「基本的なビジネスマナーを身に着けている人だ」と
一定の評価を得られる可能性もありますし、少なくとも
マイナス材料になることはありません。

マナー、というよりも「貴方の思いやり」が就活の武器
になる可能性すらあるのです。愛ある就活を是非実践
してください。



◎「5)言葉遣いは的確に」以降は次回に記したいと
 思います。




■■■■― お薦めの一品(情報) ―――――――――
■■■
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さとうのプロフィール

さとうさかえ

Author:さとうさかえ
●自己紹介です。

「お前は何者だ?」との疑問が頭をよぎると思いますので、自己紹介させて下さい。

私は都内の大学を卒業し、電機関係のメーカーに勤めております(規模では大手かと思います。都内勤務です)。

既に入社20年を超えました。従いまして今風に言えばアラフォーでしょうか。

入社後は色々な部署を経験しましたが、現状は人事関連の仕事に多く関わっております。

その関係から、新卒や中途採用などの面接官も数多く経験してきました。

また異業種交流会(既に発足後10年経過)の取りまとめ役も担っており、社内だけではなく、社外との交流も意識的に行っております。

趣味は温泉&入浴後のビール(趣味とは言いませんね、でもたまらないです:苦笑)。

少しは、さとうさかえをつかんでいただけましたでしょうか。

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